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Verordnung über die Pflege kirchlicher Archive
(Archivpflegeordnung – ArchPflO)

Vom 20. Februar 2003

(KABl. 2003 S. 79)

Änderungen

Lfd.
Nr.
Änderndes Recht
Datum
Fundstelle
Geänderte
Artikel
Art der
Änderung
1
Verordnung zur Anpassung von Vorschriften an das Pfarrdienstgesetz der EKD
5. April 2017
§ 6 Abs. 5
geändert

Inhaltsübersicht1#

Auf Grund des Artikels 159 Absatz 2 der Kirchenordnung der Evangelischen Kirche von Westfalen2# in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Januar 1999, zuletzt geändert durch das 43. Kirchengesetz zur Änderung der Kirchenordnung vom 14. November 2002, in Verbindung mit § 13 Nummer 4 des Archivgesetzes der Evangelischen Kirche der Union3# vom 6. Mai 2000 (ABl. EKD S. 228) verordnet die Kirchenleitung:
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§ 1
Geltungsbereich

Diese Ordnung gilt für alle kirchlichen Stellen im Sinne von § 1 Archivgesetz4#, die kirchliches Archivgut im Sinne von § 2 Archivgesetz5# verwalten.
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§ 2
Archivpflege

( 1 ) 1 Die Kirchengemeinden und Kirchenkreise sowie die Verbände von Kirchengemeinden und Kirchenkreisen (kirchliche Körperschaften) sind verpflichtet, das bei ihnen entstandene oder ihnen übergebene Archivgut zu kennzeichnen, zu erhalten und gegen Verlust und Beschädigung zu sichern. 2 Sie sollen es zugleich für die kirchliche Arbeit und die Forschung erschließen. 3 Zur Erfüllung dieser Aufgaben sollen sie Archivpflegerinnen oder Archivpfleger berufen.
( 2 ) Die kirchlichen Körperschaften arbeiten mit dem Landeskirchlichen Archiv zusammen, das sie in allen Fragen des Archivwesens berät und betreut.
( 3 ) Die Kirchenkreise unterstützen die Kirchengemeinden und Verbände sowie das Landeskirchliche Archiv bei der Erfüllung ihrer Aufgaben; sie sollen dazu Kreissynodalarchivpflegerinnen oder Kreissynodalarchivpfleger berufen.
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§ 3
Verwahrung von Archivgut

( 1 ) 1 Kirchliches Archivgut muss in geeigneten Räumen untergebracht werden. 2 Diese müssen trocken und belüftbar sein; eine Unterbringung in Kellerräumen oder auf Dachböden soll vermieden werden.
( 2 ) Die Räume müssen verschließbar sein und sollen nicht gleichzeitig für archivfremde Zwecke genutzt werden.
( 3 ) Ist kein besonderer Raum für das Archiv vorhanden, ist das Archivgut in verschließbaren Schränken getrennt von anderen Unterlagen aufzubewahren.
( 4 ) Kirchenbücher sind in feuerhemmenden Schränken zu verwahren.
( 5 ) 1 Errichten kirchliche Körperschaften ein gemeinsames Archiv für mehrere Rechtsträger, ist ihr Archivgut getrennt nach den kirchlichen Körperschaften aufzubewahren. 2 Das Gleiche gilt, wenn eine kirchliche Körperschaft ihr Archiv einem anderen kirchlichen Archiv als Depositum zur Verwahrung übergibt. 3 Das Landeskirchliche Archiv soll dem Antrag einer kirchlichen Körperschaft auf Übernahme ihres Archivgutes grundsätzlich entsprechen.
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§ 4
Berufung von Archivpflegerinnen, Archivpflegern,
Kreissynodalarchivpflegerinnen oder Kreissynodalarchivpflegern

( 1 ) Archivpflegerinnen, Archivpfleger, Kreissynodalarchivpflegerinnen oder Kreissynodalarchivpfleger werden von den Leitungsorganen der kirchlichen Körperschaften im Einvernehmen mit dem Landeskirchlichen Archiv berufen.
( 2 ) Die Amtsdauer beträgt acht Jahre; erneute Berufung ist möglich.
( 3 ) 1 Das Amt ist ein unentgeltliches Ehrenamt. 2 Notwendige Aufwendungen für die Durchführung der Archivpflegetätigkeit sind ihnen von der kirchlichen Körperschaft, die sie berufen hat, zu erstatten.
( 4 ) Erfolgt keine Berufung einer Archivpflegerin oder eines Archivpflegers oder einer Kreissynodalarchivpflegerin oder eines Kreissynodalarchivpflegers, sind die Aufgaben dem Landeskirchlichen Archiv übertragen.
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§ 5
Qualifikation

( 1 ) 1 Archivpflegerinnen, Archivpfleger, Kreissynodalarchivpflegerinnen und Kreissynodalarchivpfleger sollen Interesse an Kirchengeschichte sowie westfälischer Regional- und Lokalgeschichte haben; Kenntnisse auf diesen Gebieten sind erforderlich. 2 Die Mitgliedschaft im Verein für Westfälische Kirchengeschichte ist erwünscht.
( 2 ) Sie müssen Glied der evangelischen Kirche sein.
( 3 ) Archivpflegerinnen, Archivpfleger, Kreissynodalarchivpflegerinnen und Kreissynodalarchivpfleger sollen im Rahmen ihrer Möglichkeiten an den Arbeits- und Fortbildungstagungen für westfälische Kirchenarchivarinnen und Kirchenarchivare sowie an Lehrgängen, Hospitationen und Informationsgesprächen teilnehmen, die vom Landeskirchlichen Archiv veranstaltet und angeboten werden.
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§ 66#
Aufgaben der Archivpflegerin oder des Archivpflegers

( 1 ) 1 Die Archivpflegerin oder der Archivpfleger ist für den ordnungsgemäßen Zustand und die sachgemäße Nutzung des ihr oder ihm anvertrauten Archivs verantwortlich. 2 Dazu gehört insbesondere
  • die sachgerechte Unterbringung des Archivs in trockenen und luftigen Räumen sowie die ständige Kontrolle von Lufttemperatur und Luftfeuchtigkeit,
  • die Erhaltung der Ordnung des Archivs entsprechend dem Findbuch (Inventar), die Sorge für geeignete Archivbehältnisse,
  • die Kontrolle des Zugangs zum Archiv,
  • die Kontrolle der ordnungsgemäßen Benutzung des Archivs (Einhaltung der Benutzungsordnung) und die Betreuung von Archivbenutzerinnen oder Archivbenutzern,
  • die Veranlassung von notwendigen Restaurierungen durch das Landeskirchliche Archiv,
  • die Sorge für einen geordneten Zugang geschlossener Akten der Registratur an das Archiv,
  • die Sicherung von Handakten und Nachlässen für das Archiv,
  • die Auskunftserteilung bei Anfragen an das Archiv, soweit ihr oder ihm kein unangemessener Arbeitsaufwand entsteht.
( 2 ) Die Kirchenbücher sind der besonderen Sorgfaltspflicht anempfohlen.
( 3 ) Die Archivpflegerin oder der Archivpfleger soll die Benutzung des Archivs für wissenschaftliche Forschungen, besonders für Arbeiten auf dem Gebiet der Kirchen-, Orts- und Regionalgeschichte, ermöglichen und fördern.
( 4 ) 1 Sie oder er soll für die Bereitstellung der wichtigsten Begleitliteratur für die wissenschaftliche Benutzung des Archivs Sorge tragen (z. B. Kirchliches Amtsblatt, Handbücher, Nachschlagewerke, kirchengeschichtliche Standardwerke). 2 Vorhandene Archiv-, Pfarr- oder Gemeindebibliotheken sind ihrer oder seiner Obhut empfohlen.
( 5 ) Sie oder er soll bei der Übergabe amtlicher Unterlagen gemäß § 41 PfDG.EKD7# beteiligt werden.
( 6 ) Die Archivpflegerin oder der Archivpfleger erstattet der kirchlichen Körperschaft jährlich einen schriftlichen Tätigkeitsbericht, den auch das Landeskirchliche Archiv erhält.
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§ 7
Aufgaben der Kreissynodalarchivpflegerin oder des Kreissynodalarchivpflegers

( 1 ) 1 Die Kreissynodalarchivpflegerin oder der Kreissynodalarchivpfleger ist für das Archiv des Kirchenkreises (Superintendentur-, Kirchenkreis- oder Kreissynodalarchiv) verantwortlich. 2 Die Bestimmungen des § 6 gelten entsprechend.
( 2 ) 1 Die Kreissynodalarchivpflegerin oder der Kreissynodalarchivpfleger berät in Abstimmung mit dem Landeskirchlichen Archiv den Kirchenkreis und die kirchlichen Körperschaften im Kirchenkreis in Fragen der kirchlichen Archivpflege. 2 Durch ihre oder seine Tätigkeit unterstützt sie oder er auch die Arbeit des Landeskirchlichen Archivs.
( 3 ) 1 Sie oder er soll die Archive im Kirchenkreis regelmäßig besuchen; dies kann auch im Rahmen der Visitationen der Superintendentin oder des Superintendenten geschehen. 2 Jährlich sollen mindestens zwei Archive besucht werden. 3 Der Besuch dient der Kontrolle des ordnungsgemäßen Zustandes und der sachgerechten Unterbringung des Archivs; ferner soll die Einhaltung der archivgesetzlichen Bestimmungen geprüft werden. 4 Über den Besuch ist jeweils zu berichten. 5 Den Bericht erhalten der Träger des besuchten Archivs, der Kreissynodalvorstand und das Landeskirchliche Archiv.
( 4 ) Erhält die Kreissynodalarchivpflegerin oder der Kreissynodalarchivpfleger Kenntnis vom nicht mehr sachgemäßen Zustand eines Archivs oder von einer Gefährdung von Archivgut, so hat sie oder er unmittelbar den Träger des Archivs, den Kreissynodalvorstand und das Landeskirchliche Archiv davon zu unterrichten.
( 5 ) Bei Wechsel in der Verantwortung für ein kirchliches Archiv (Pfarrstellenwechsel, Wechsel in der Person der Archivpflegerin oder des Archivpflegers) überzeugt sich die Kreissynodalarchivpflegerin oder der Kreissynodalarchivpfleger von der ordnungsgemäßen Übergabe des Archivs.
( 6 ) Ist in einer kirchlichen Körperschaft kein Archiv vorhanden, so hat die Kreissynodalarchivpflegerin oder der Kreissynodalarchivpfleger die Überführung vorhandener Altregistraturen in ein geordnetes Archiv anzuregen und gegebenenfalls zu veranlassen.
( 7 ) 1 Die Kreissynodalarchivpflegerin oder der Kreissynodalarchivpfleger soll das Gespräch mit den Archivpflegerinnen und den Archivpflegern der kirchlichen Körperschaften in ihrem oder seinem Kirchenkreis suchen und pflegen. 2 Für Anliegen der kirchlichen Archivpflege soll sie oder er stets ansprechbar sein.
( 8 ) 1 Die Kreissynodalarchivpflegerin oder der Kreissynodalarchivpfleger soll sich der lokalen und regionalen Kirchengeschichtsforschung verpflichtet fühlen; sie oder er soll beratend und fördernd die Kirchengeschichtsschreibung in ihrem oder seinem Wirkungsbereich unterstützen. 2 Sie oder er soll auch auf die Anliegen des kirchlichen Denkmalschutzes und gegebenenfalls auf die geeignete Unterbringung der Vasa sacra und kirchlichen Kunst- und Kulturgegenstände achten.
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§ 8
Ordnung von Archiven

( 1 ) Um die Einheitlichkeit des kirchlichen Archivwesens im Bereich der Landeskirche zu wahren und eine fachgerechte Behandlung des Archivgutes zu gewährleisten, sind Ordnungs-, Verzeichnungs- und Restaurierungsarbeiten nur vom Landeskirchlichen Archiv oder in Absprache mit diesem vorzunehmen.
( 2 ) Archivpflegerinnen, Archivpfleger, Kreissynodalarchivpflegerinnen oder Kreissynodalarchivpfleger sind nicht verpflichtet, kirchliche Archive selbst zu ordnen und zu verzeichnen.
( 3 ) Dritte dürfen nur im gegenseitigen Einvernehmen des Archivträgers und des Landeskirchlichen Archivs mit Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten beauftragt werden.
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§ 9
Unterstützung der Archivpflegerinnen, Archivpfleger, Kreissynodalarchivpflegerinnen oder Kreissynodalarchivpfleger

Archivpflegerinnen, Archivpfleger, Kreissynodalarchivpflegerinnen oder Kreissynodalarchivpfleger werden in ihrer Arbeit von den jeweiligen Leitungsorganen und Verwaltungsdienststellen unterstützt (Presbyterium, Gemeindebüro, Kreissynodalvorstand, Kreiskirchenamt).
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§ 10
Landeskirchliches Archiv

( 1 ) Das Landeskirchliche Archiv ist zur Hilfestellung, Beratung und Betreuung in allen Fragen der kirchlichen Archivpflege verpflichtet.
( 2 ) Das Landeskirchliche Archiv unterstützt die westfälische Kirchengeschichtsforschung und die kirchliche Denkmalpflege.
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§ 11
Inkrafttreten

( 1 ) Diese Verordnung tritt mit der Veröffentlichung im Kirchlichen Amtsblatt in Kraft.
( 2 ) Gleichzeitig tritt die Ordnung für die Pflege kirchlicher Archive (Archivpflegeordnung) vom 19. Dezember 1989 (KABl. 1990 S. 1) außer Kraft.

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1 ↑ Die Inhaltsübersicht ist nicht Bestandteil der Verordnung.
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2 ↑ Nr. 1
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3 ↑ Nr. 872
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4 ↑ Nr. 872
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5 ↑ Nr. 872
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6 ↑ § 6 Abs. 5 geändert durch Verordnung zur Anpassung von Vorschriften an das Pfarrdienstgesetz der EKD vom 5. April 2017.
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7 ↑ Nr. 500.