Der Protokollbuchauszug nennt auch das Leitungsorgan, um dessen Protokolle es sich handelt. Dabei sind regelmäßige Begriffe wie „Presbyterium“, „Kreissynodalvorstand“ oder „Kirchenleitung“ zu verwenden oder „Gemeindeleitung“ bei einer Kirchengemeinde, die am Kirchengemeindeleitungserprobungsgesetz (KGLEG) teilnimmt. Im Falle von Bevollmächtigten muss erkennbar werden, dass es sich um Bevollmächtigte handelt - eine genaue Bezeichnung ist nicht vorgeschrieben („Leitungsorgan von Bevollmächtigten“, „Bevollmächtigte“, „Bevollmächtigtenausschuss“, „Gremium der Bevollmächtigten“ - all das ist als Beschreibung korrekt und hinreichend). Bei der Bezeichnung des handelnden Organs gibt es keine Formvorschrift, vielmehr muss aus dem Auszug erkennbar werden, welches Organ für welche Körperschaft gehandelt hat.