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Rundschreiben des Landeskirchenamtes an die Kirchengemeinden und Kirchenkreise betreffend Datenschutz und Datensicherheit bei der Nutzung von Telefonanrufbeantwortern mit Fernabfragemöglichkeiten1#

Vom 25. März 1999 (Az.: 14-03/01.09)

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Die moderne Telekommunikationstechnik enthält nicht nur eine Fülle an nützlichen Funktionen, sondern birgt auch aus Sicht des Datenschutzes Gefahren, die vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht bekannt sind.
1 Komfort-Telefone mit eingebauten Anrufbeantwortern verfügen oftmals über eine Funktion, die es ermöglicht, während eines laufenden Gesprächs den Anrufbeantworter zu aktivieren und so das Gespräch aufzuzeichnen (mitzuschneiden). 2 Dies ist nur zulässig, wenn zuvor die Gesprächspartnerin oder der Gesprächspartner in die Aufzeichnung eingewilligt hat. 3 Andernfalls würde die aufzeichnende Person eine Straftat begehen, die nach § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB mit einer Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden kann.
Den meisten Nutzerinnen und Nutzern der Komfort-Telefone ist dies nicht bewusst, zumal ein entsprechender Hinweis in den Bedienungsanleitungen für diese Geräte oft nicht enthalten ist.
Nicht unproblematisch ist die Nutzung eines evtl. vorhandenen Lautsprechers, wenn er ohne Wissen der anrufenden Person heimlich zugeschaltet wird.
Komfort-Telefone und Anrufbeantworter bieten häufig auch die Möglichkeit, durcheinen Anruf von außerhalb (nach Eingabe eines persönlichen Identifizierungscodes) ein Mikrofon zur Raumüberwachung zu aktivieren.
Wer diese Raumüberwachungsmöglichkeiten dazu missbraucht, die in einer kirchlichen Stelle geführten Gespräche heimlich mitzuhören, macht sich ebenfalls nach § 201 Abs. 1 StGB strafbar.
Nach § 85 des Telekommunikationsgesetzes (TKG) unterliegen dem Fernmeldegeheimnis der Inhalt der Telekommunikation und ihre näheren Umstände, insbesondere die Tatsache, ob jemand an einem Telekommunikationsvorgang beteiligt ist oder war.
Den bei kirchlichen Stellen beschäftigten Personen ist untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis).
1 Wir bitten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die über Anrufbeantworter oder über Komfort-Telefone mit Anrufbeantwortern verfügen, über die bestehenden Gefahren zu informieren. 2 Wir empfehlen, das beigefügte Merkblatt zum Datenschutz und zur Datensicherheit bei der Nutzung von Telefonanrufbeantwortern auszuhändigen.
In diesem Zusammenhang sollten auch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darüber informiert werden, dass schutzwürdige personenbezogene Daten auf keinen Fall auf telefonische Anrufbeantworter mit Fernbedienungsabfrage übermittelt werden dürfen.
Telefonische Anrufbeantworter und Datenschutz
Merkblatt der Evangelischen Kirche von Westfalen
zum Datenschutz und zur Datensicherheit
bei der Nutzung von Telefonanrufbeantwortern mit Fernabfragemöglichkeit2#
– Stand 01.03.1999 –
1 Die meisten der heute angebotenen telefonischen Anrufbeantworter, die zum Teil auch in Komfort-Telefonen enthalten sind, weisen die Möglichkeit der Fernabfrage der aufgezeichneten Telefonate, zum Teil auch der Fernbedienung aller Gerätefunktionen, insbesondere der Raumüberwachungsfunktion, auf. 2 Bei der Fernabfrage über einen beliebigen Telefonanschluss wird dem Anrufbeantworter mittels des (Tonwahl-) Telefons selbst oder eines Bediengerätes („Code-Sender“) ein aus mehreren Tönen bestehendes Signal zugesandt, mit dem die fernabfragende Person sich identifizieren und die Bedienvorgänge einleiten kann. 3 Viele Geräte erlauben auch die Lautsprecherzuschaltung sowie das „Mitschneiden von Gesprächen“.
Mögliche Beeinträchtigungen des Datenschutzes (Gefahren)
1 Problematisch ist, dass ein erheblicher Teil der angebotenen Geräte über einen mangelhaften Schutz gegen unbefugte Abfrage verfügt: Oft besteht das Signal aus nur zwei oder drei unterschiedlichen Tönen, die somit leicht festzustellen sind. 2 So ist es in der Regel möglich, eine Vielzahl aufeinander folgender Versuche zu unternehmen, um die Codierung „durch Probieren“ in Erfahrung zu bringen. 3 Technisch versierte Personen im Bereich der Telekommunikation sind in der Lage, über ein Zusatzgerät (Modem) in Sekundenschnelle durch ein Programm die Codierung zu ermitteln. 4 Einige Geräte verfügen über eine „Notfallsicherung“ für den Fall, dass die berechtigte fernabfragende Person die richtige Codierung vergessen hat oder sie nach einem Stromausfall gelöscht ist. 5 Häufig braucht man in diesem Fall nur die Codierung „000“ am Fernabfragegerät einzustellen.
Die Aufzeichnung von Telefongesprächen sowie das Einschalten eines Lautsprechers zum Mithören der Gespräche durch Dritte stellen ohne Zustimmung der anrufenden Person eine Verletzung der Persönlichkeitsrechte dar, die nach staatlichem Recht als Verletzung des Fernmeldegeheimnisses geahndet werden.
Empfehlungen für das Benutzen von telefonischen Anrufbeantwortern
  1. Ändern Sie umgehend, soweit noch nicht geschehen, die werksseitig eingestellte Codierung.
  2. 1 Ändern Sie in regelmäßigen Abständen die Codierung. 2 Verzichten Sie auf, Trivialcodierungen, wie z. B. 007, oder „Monatsschlüssel“, z. B. 003.
  3. Prüfen Sie, ob Ihr Gerät über die o. g. „Notfallsicherung“ verfügt; sie stellt ein Sicherheitsrisiko dar!
  4. Weisen Sie bitte im Ansagetext darauf hin, dass die gespeicherte Nachricht eventuell Unbefugten zugänglich ist.
  5. Stellen Sie den Anrufbeantworter – insbesondere, wenn er über eine Raumüberwachungsfunktion verfügt – nur in solchen Diensträumen auf, in denen keine schutzbedürftigen dienstlichen Gespräche stattfinden.
  6. 1 Klären Sie ggf. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Mithörmöglichkeiten der Raumüberwachungsfunktion auf. 2 Nutzen Sie die Raumüberwachungsfunktion nicht unerlaubter Weise.
  7. 1 Zeichnen Sie Telefongespräche nur mit ausdrücklicher Zustimmung der anrufenden Person auf. 2 Das Einschalten eines Lautsprechers ist ebenfalls von der Einwilligung der anrufenden Person abhängig zu machen.
  8. Achten Sie beim Abhören der Nachrichten auf Unregelmäßigkeiten bzw. auf Signale, die auf eine unbefugt abhörende Person hindeuten könnten.
  9. Achten Sie bei Neubeschaffung darauf, dass das Gerät sowohl über eine mindestens dreistellige Codierung als auch über die Möglichkeit verfügt, nach maximal drei Fehlversuchen die Verbindung zu unterbrechen.
  10. Vor Verkauf, Weitergabe oder Aussortieren von telefonischen Anrufbeantwortern ist zu beachten, dass alle im Gerät gespeicherten Daten gelöscht werden.
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1 ↑ Redaktioneller Hinweis: Am 24. Mai 2018 ist das neu gefasste EKD-Datenschutzgesetz vom 15. November 2017 (Nr. 850) in Kraft getreten. Es wird zurzeit geprüft, ob und inwieweit eine Aktualisierung der Regelungen des Rundschreibens an das neue kirchliche Datenschutzrecht erforderlich ist.
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2 ↑ Unter Berücksichtigung der Empfehlungen des Bundesbeauftragten für den Datenschutz