Ordnung für die IT.EKvW

1 Die Kirchenleitung regelt durch die nachfolgende Ordnung die Organisationsgestalt der IT.EKvW als besondere Einrichtung der Evangelischen Kirche von Westfalen. 2 Die mit dieser Ordnung auf die IT.EKvW übertragenen Kompetenzen übt diese im Auftrag der Kirchenleitung für die Evangelische Kirche von Westfalen aus. 3 Die Kirchenleitung hat das Recht, Entscheidungen und Maßnahmen der IT.EKvW zu überprüfen und ggf. aufzuheben.

( 1 ) 1 Die IT.EKvW wird als besondere Einrichtung der Evangelischen Kirche von Westfalen geführt, um unbeschadet der Funktion und Rolle der Verfassungsorgane der Evangelischen Kirche von Westfalen die Mitwirkung der kirchlichen Körperschaften an der Führung der IT.EKvW als gemeinsamer IT-Dienstleister konkret über die in dieser Ordnung geregelten Organe gestalten zu können. 2 Sie dient der gegliederten Gesamtorganisation Evangelische Kirche von Westfalen als gemeinsamer fachlicher Dienstleister. 3 Organisation, Finanzierung und Aufgaben der IT.EKvW werden durch diese Ordnung und deren Anlage (Regelung der Befugnisse), das Kirchengesetz über den Einsatz von Informationstechnologie (IT) in der kirchlichen Verwaltung (IT-Gesetz EKvW – ITG)¹# und das Verwaltungsorganisationsgesetz (VwOrgG)²# geregelt. 4 Die IT.EKvW tritt unter dem Namen „IT.EKvW“ im Geschäfts- und Rechtsverkehr auf.

( 2 ) Die IT.EKvW hat folgende Ziele:

( 3 ) 1 Aus den Zielen ergeben sich insbesondere die Aufgaben Bereitstellung von IT-Lösungen im Front-End- und Back-End-Bereich, Gewährleistung eines Anforderungsmanagements, eines Projektmanagements, eines Helpdesks sowie eines Vorort-Supports. 2 Aufgaben können sowohl von der IT.EKvW selbst oder durch beauftragte Dritte wahrgenommen werden.

( 4 ) Bei der Bereitstellung von IT-Lösungen sind insbesondere die Themen der Kommunikation mit den Stakeholdern, eine möglichst flächendeckende Vereinheitlichung der Hard- und Software, die Förderung von Innovationen sowie die IT-Sicherheit und die Anforderungen des Datenschutzes zu beachten.

( 1 ) Organe der IT.EKvW sind

( 2 ) 1 Die Organe tagen regelmäßig in physischer Präsenz oder als Videokonferenz. 2 Sie können ausnahmsweise außerhalb von Sitzungen in Textform entscheiden, wenn mindestens zwei Drittel der Organmitglieder dem Umlaufverfahren zustimmen. 3 Die nähere Ausgestaltung der Arbeitsweise der Organe erfolgt durch diese Ordnung und kann ergänzend durch eigene Geschäftsordnungen erfolgen, die der Genehmigung durch das Landeskirchenamt bedürfen.

( 3 ) 1 Die Mitglieder aller Organe sind zur Verschwiegenheit über alle vertraulichen Angelegenheiten sowie über Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse der IT.EKvW verpflichtet. 2 Die Pflicht besteht für die Mitglieder auch nach ihrem Ausscheiden aus den Organen der IT.EKvW fort. 3 Sie gilt nicht gegenüber den Organen der Landeskirche und der Kirchenkreise.

( 1 ) Die IT-Delegiertenversammlung besteht aus den Delegierten der kirchlichen Körperschaften.

( 2 ) 1 Jeder Kirchenkreis, jeder Kirchenkreisverband und die Landeskirche entsenden Delegierte mit Stimmrecht. 2 Die Kirchenkreise haben mindestens eine Stimme, die sie inklusive der ihnen zugehörigen Körperschaften (Kirchengemeinden und Verbände) nutzen. 3 Darüber hinaus erhält jeder Kirchenkreis ab 500 Userinnen und Usern für jeweils weitere volle 500 Userinnen und User eine weitere Stimme. 4 Die Landeskirche hat mindestens eine Stimme und erhält ab 500 Userinnen und Usern für jeweils weitere volle 500 Userinnen und User eine weitere Stimme. 5 Sie entsendet durch die Kirchenleitung zusätzlich zwei berufene Delegierte mit Stimmrecht. 6 Die Kirchenkreisverbände, die Kreiskirchenämter als gemeinsame Einrichtungen mehrerer Kirchenkreise vorhalten, haben jeweils eine Stimme. 7 Für die Berechnung der Userzahl wird die Anzahl der jeweiligen persönlichen Outlookpostfächer zugrunde gelegt.

( 3 ) 1 Die Körperschaften können nicht mehr Delegierte als Stimmen entsenden; es steht ihnen frei, einer Person mehrere Stimmen zu übertragen. 2 Jede Körperschaft kann ihre Stimmen auch einer anderen entsandten Person übertragen. 3 Der Mitgliederbestand der IT-Delegiertenversammlung wird für die Dauer einer Synodalperiode durch Zählung der Stimmen festgestellt.

( 4 ) 1 Die Delegierten werden für die Dauer einer Synodalperiode entsandt und bleiben bis zur Entsendung ihrer Nachfolger und Nachfolgerinnen im Amt. 2 Die Körperschaften können für den Vertretungsfall Ersatzpersonen durch Beschluss der Kreissynodalvorstände bzw. der Kirchenleitung bestimmen.

( 5 ) Die IT-Delegiertenversammlung kann zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Aufgaben Fach- und Projektausschüsse einrichten, deren Auftrag, Dauer und Arbeitsformat sie bestimmt.

( 1 ) 1 Die IT-Delegiertenversammlung wird durch eine Vorsitzende oder einen Vorsitzenden sowie zwei Stellvertretende (Präsidium) geleitet, die aus ihrer Mitte für die Dauer einer Synodalperiode gewählt werden. 2 Sie bleiben nach Ablauf der Amtszeit bis zur Einführung des neu gewählten Präsidiums im Amt.

( 2 ) 1 Die Sitzungen der IT-Delegiertenversammlung finden nach Bedarf, mindestens aber einmal jährlich statt. 2 Die Tagesordnung wird im Benehmen mit der oder dem Vorsitzenden der Geschäftsleitung aufgestellt. 3 Die Einladung mit den wesentlichen Unterlagen soll zwei Wochen vor dem Sitzungstermin versandt werden. 4 Eine Sitzung muss einberufen werden, wenn dies mit wenigstens einem Drittel der Stimmen der Delegiertenversammlung, vom Kollegium des Landeskirchenamtes oder der Kirchenleitung unter Angabe der Gründe beantragt wird.

( 3 ) Die IT-Delegiertenversammlung ist beschlussfähig, wenn auf ordnungsgemäße Einladung mehr als die Hälfte der stimmberechtigen Delegierten erscheinen.

( 4 ) 1 Bei Beschlüssen entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. 2 Ungültige Stimmen und Stimmenthaltungen werden hierbei nicht mitgerechnet. 3 Bei Stimmengleichheit ist ein Beschluss nicht zustande gekommen.

( 5 ) Die IT-Delegiertenversammlung kann ausnahmsweise außerhalb von Sitzungen in Textform abstimmen, wenn mehr als zwei Drittel der stimmberechtigten Delegierten dem Umlaufverfahren zustimmen.

( 6 ) 1 Die IT-Geschäftsleitung sowie Mitglieder des IT-Rates werden, sofern sie nicht gleichzeitig Delegierte der IT-Delegiertenversammlung sind, in beratender Funktion in der Regel zu den Sitzungen der IT-Delegiertenversammlung eingeladen. 2 Weitere sach- und fachkundige Personen können durch die IT-Delegiertenversammlung hinzugezogen werden.

( 1 ) 1 Die IT-Delegiertenversammlung ist zuständig für

2 Beschlüsse der IT-Delegiertenversammlung zu den Punkten b und h bedürfen der Bestätigung durch die Landessynode.

( 2 ) Veränderungen der Zuständigkeit der IT-Delegiertenversammlung setzen eine Änderung dieser Ordnung voraus.

( 1 ) 1 Der IT-Rat besteht aus zwölf Mitgliedern. 2 Der Vorsitz der Delegiertenversammlung und seine Stellvertretungen sowie die oder der nach Geschäftsverteilungsplan des Landeskirchenamtes zuständige Dezernentin oder Dezernent (IT-Dezernentin/IT-Dezernent) sind geborene Mitglieder. 3 Sechs weitere Mitglieder werden von der IT-Delegiertenversammlung aus deren Mitte bestimmt. 4 Zwei ergänzende Mitglieder werden durch die Kirchenleitung benannt.

( 2 ) 1 Der IT-Rat wird nach der Neubildung der Delegiertenversammlung neu bestellt. 2 Die Mitglieder bleiben bis zur Einführung des neuen IT-Rates im Amt.

( 1 ) Der IT-Rat wird von seiner oder seinem Vorsitzenden geleitet; sie oder er wird aus der Mitte des IT-Rates zu Beginn der Synodalperiode gewählt und bleibt bis zur Einführung einer oder eines neuen Vorsitzenden im Amt⁵#.

( 2 ) 1 Die Sitzungen des IT-Rates finden nach Bedarf, mindestens jedoch sechsmal im Jahr statt. 2 Die Tagesordnung wird im Benehmen mit der Geschäftsbereichsleitung und der IT-Dezernentin oder dem IT-Dezernenten aufgestellt. 3 Die Einladung mit den wesentlichen Unterlagen soll zwei Wochen vor dem Sitzungstermin versandt werden. 4 Eine Sitzung muss einberufen werden, wenn dies von wenigstens einem Drittel der Mitglieder, vom Kollegium des Landeskirchenamtes oder der Kirchenleitung unter Angabe der Gründe beantragt wird.

( 3 ) 1 Die IT-Geschäftsleitung wird in der Regel in beratender Funktion zu den Sitzungen des IT-Rates eingeladen. 2 Weitere sach- und fachkundige Personen können durch den IT-Rat hinzugezogen werden.

( 1 ) Der IT-Rat bereitet die Beschlüsse der IT-Delegiertenversammlung vor und ist in allen Fällen zuständig, in denen nichts anderes vorgeschrieben ist.

( 2 ) Der IT-Rat ist zuständig für

( 3 ) Dem IT-Rat obliegt die Fachaufsicht über die Geschäftsleitung. 

( 1 ) 1 Die Geschäftsleitung besteht aus bis zu drei Personen und leitet die IT.EKvW in organisatorischer, personeller, fachlicher und wirtschaftlicher Hinsicht. 2 Wenn die Geschäftsleitung aus mehreren Personen besteht, ist ein Vorsitz zu bestimmen. 3 In der Umsetzung der inneren Organisation soll die IT.EKvW die hierfür bereitstehenden Dienstleistungen des Landeskirchenamtes (insbesondere in den Bereichen Personal- und Finanzverwaltung) annehmen. 4 Die Geschäftsleitung kann sich eine Geschäftsordnung im Einvernehmen mit dem IT-Rat geben.

( 2 ) 1 Die Geschäftsleitung ist für den Dienstbetrieb der IT.EKvW nach den Weisungen des IT-Rates und den Richtlinien der IT-Delegiertenversammlung verantwortlich. 2 Die Geschäftsleitung vertritt die IT.EKvW im Rechtsverkehr.

( 3 ) Die oder der Vorsitzende der Geschäftsleitung bereitet die Sitzung der IT-Delegiertenversammlung in Abstimmung mit deren Vorsitzender oder Vorsitzendem vor.

( 4 ) Die Geschäftsleitung bereitet die Sitzungen des IT-Rates im Benehmen mit der oder dem Vorsitzenden des IT-Rates und mit der IT-Dezernentin oder dem IT-Dezernenten vor.

( 5 ) Die Geschäftsleitung berichtet dem IT-Rat regelmäßig in Textform; insbesondere wenn bei Ausführung der Gewinn- und Verlustplanung erfolgsgefährdende Risiken zu erwarten sind.

Der IT-Rat legt in den gesetzlich vorgesehenen Fällen im Einvernehmen mit dem Kollegium des Landeskirchenamtes einheitliche IT-Lösungen gemäß der Richtlinie der IT-Delegiertenversammlung fest.

( 1 ) 1 Die IT.EKvW ermittelt den für ihren Betrieb erforderlichen Finanzbedarf nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen. 2 Die Gewinn- und Verlustplanung (Erfolgsplanung), der geplante Investitionshaushalt sowie die mittelfristige Finanzplanung werden mit dem Landeskirchenamt vor Beschlussfassung beraten und mit dem ständigen Finanzausschuss abgestimmt.

( 2 ) Außerplanmäßige Aufwendungen und Investitionen, die nicht aus Finanzmitteln der IT.EKvW finanziert werden können, sind im gesetzlich vorgesehenen Verfahren zu beantragen.

( 3 ) Die IT.EKvW deckt den ermittelten Finanzbedarf vorrangig durch Entgelte und Umlagen der in der Delegiertenversammlung vertretenen Körperschaften sowie nachrangig durch Zuweisungen.

( 4 ) 1 Die Festlegung der jährlichen Entgelte und Umlagen erfolgt im Rahmen des Beschlusses des Haushaltsplans (der Gewinn- und Verlustplanung). 2 Deren Berechnung richtet sich nach den gesetzlichen Grundsätzen.

( 1 ) 1 Ordnungsänderungen werden von der IT-Delegiertenversammlung mit einfacher Mehrheit aller Stimmen vorgeschlagen und werden durch die Kirchenleitung beschlossen. 2 Vor einer Änderung sind die Kreissynodalvorstände und das Landeskirchenamt mit einer Beratungsfrist von mindestens zwei Monaten anzuhören. 3 Anregungen und Bedenken aus dem Anhörungsverfahren sind abzuwägen, das Ergebnis ist den Kreissynodalvorständen und dem Landeskirchenamt bekannt zu geben.

( 2 ) Diese Ordnung ist unter Zuziehung der Berichte externer Revision der IT.EKvW und der Berichte der Rechnungsprüfung zur IT.EKvW spätestens im fünften Jahr der Geltung zu evaluieren.

( 3 ) 1 Die IT-Delegiertenversammlung kann mit einer Mehrheit von zwei Drittel des verfassungsmäßigen Mitgliederbestandes die Kirchenleitung auffordern, die Fortführung der IT.EKvW zu prüfen. 2 Die IT-Delegiertenversammlung ist über das Ergebnis der Prüfung zu informieren.

Diese Ordnung tritt am 1. Januar 2023 nach Beschluss der Kirchenleitung und Veröffentlichung im Kirchlichen Amtsblatt der Evangelischen Kirche von Westfalen in Kraft.