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Verordnung über Aufbewahrung und Kassation
von kirchlichen Unterlagen
(Aufbewahrungs- und Kassationsordnung – AKO)

Vom 20. Februar 2003

(KABl. 2003 S. 85)

Aufgrund des Artikels 159 Abs. 2 der Kirchenordnung der Evangelischen Kirche von Westfalen1# in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Januar 1999, zuletzt geändert durch das 43. Kirchengesetz zur Änderung der Kirchenordnung vom 14. November 2002, in Verbindung mit § 13 Nr. 3 des Archivgesetzes der Evangelischen Kirche der Union2# vom 6. Mai 2000 (ABl. EKD S. 228) verordnet die Kirchenleitung:
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§ 1
Geltungsbereich

Diese Ordnung gilt für alle kirchlichen Stellen im Sinne von § 1 Archivgesetz3#, die kirchliche Unterlagen im Sinne von § 2 Abs. 3 Archivgesetz4# verwalten.
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§ 2
Registratur, Altregistratur, Archiv

( 1 ) In der Registratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und zur Erfüllung eigener Aufgaben laufend benötigt werden.
( 2 ) 1 In der Altregistratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und nicht mehr laufend benötigt werden, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden müssen. 2 Registratur und Altregistratur können gemeinsam verwaltet werden.
( 3 ) 1 Im Archiv wird kirchliches Archivgut im Sinne von § 2 Archivgesetz5# aufbewahrt. Das Archiv kann auch die Aufgaben von Altregistraturen seines Zuständigkeitsbereiches wahrnehmen, soweit entsprechende Kapazitäten vorhanden sind. 2 Kirchliche Unterlagen, die in das Archiv überführt werden, sind in Abgabelisten zu verzeichnen.
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§ 3
Aufbewahrung

( 1 ) 1 Die kirchlichen Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. 2 Die Ordnung erfolgt für die Registratur und die Altregistratur nach dem jeweils geltenden Aktenplan und für die Archive nach den archivischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen. 3 Im Übrigen gelten die Vorschriften über die Verwahrung von Archivgut entsprechend.
( 2 ) 1 Kirchliche Unterlagen sind entsprechend der im geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan oder in den in einzelnen gesetzlichen Bestimmungen festgelegten Fristen aufzubewahren. 2 Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan6# ist Bestandteil dieser Ordnung, er wird durch das Landeskirchenamt erlassen. 3 Unterlagen, die im Aufbewahrungs- und Kassationsplan7# nicht genannt sind, müssen vorerst aufbewahrt werden, bis das Landeskirchliche Archiv eine Bewertung vorgenommen oder die Zustimmung zur Vernichtung erteilt hat.
( 3 ) 1 In Zweifelsfällen entscheidet das Landeskirchliche Archiv oder eine von ihm beauftragte Person über die Aufbewahrung. 2 Vor dieser Entscheidung dürfen Unterlagen von einer anbietungspflichtigen Stelle ohne Zustimmung des Landeskirchlichen Archivs nicht vernichtet werden.
( 4 ) Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen in das zuständige Archiv zu übernehmen oder gemäß dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan8# zu vernichten (kassieren).
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§ 4
Kassation

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die kein kirchliches Archivgut darstellen, sollen in regelmäßigen zeitlichen Abständen nach dem geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan9# kassiert werden.
( 2 ) 1 Die Entscheidung über Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung soll nicht für einzelne Schriftstücke getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner etc. angelegten Akteneinheiten. 2 Mehrfachausfertigungen und Kopien, die mit dem Original identisch sind, können kassiert werden, sofern an ihnen kein gesonderter Bedarf besteht.
( 3 ) Unterlagen, die nur der Vorbereitung von zusammenfassenden Darstellungen dienen und deren Inhalt vollständig in diesen enthalten ist, können kassiert werden.
( 4 ) 1 In einem Kassationsprotokoll ist festzuhalten, welche kirchlichen Unterlagen in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet worden sind. 2 Je eine Ausfertigung ist auf Dauer im kirchlichen Archiv und bei der kirchlichen Stelle aufzubewahren.
( 5 ) Kirchliche Unterlagen aus der Zeit vor 1950 dürfen stets nur mit Genehmigung des Landeskirchlichen Archivs kassiert werden.
( 6 ) Das Landeskirchliche Archiv kann die Vernichtung von Unterlagen einer anbietungspflichtigen landeskirchlichen Stelle im Sinne des Archivgesetzes auch dieser Stelle übertragen.
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§ 5
Schutzbestimmungen

( 1 ) 1 Kirchliche Unterlagen, die entbehrlich oder wertlos geworden sind, müssen so vernichtet werden, dass eine missbräuchliche Nutzung ausgeschlossen ist. 2 Bei der Vernichtung durch Dritte muss dies durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein.
( 2 ) Die Unterlagen sind bis zum Zeitpunkt der Vernichtung vor dem Zugriff Dritter zu sichern.
( 3 ) Vorhandene Sperrvermerke und Sperrfristen sind zu beachten.
( 4 ) Nicht mehr benötigte Daten, die mittels der elektronischen Datenverarbeitung gespeichert wurden, sind auf sämtlichen Datenträgern zu löschen.
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§ 6
Inkrafttreten

( 1 ) 1 Diese Verordnung tritt mit der Veröffentlichung im Kirchlichen Amtsblatt in Kraft. 2 Das Landeskirchenamt wird ermächtigt, Verwaltungsvorschriften zur Durchführung dieser Verordnung zu erlassen.
( 2 ) Gleichzeitig tritt die Ordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Schriftgut kirchlicher Körperschaften (Aufbewahrungs- und Kassationsordnung) vom 19. Dezember 1989 (KABl. 1990 S. 14) außer Kraft.

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1 ↑ Nr. 1
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2 ↑ Nr. 872
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3 ↑ Nr. 872
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4 ↑ Nr. 872
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5 ↑ Nr. 872
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6 ↑ Nr. 879
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7 ↑ Nr. 879
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8 ↑ Nr. 879
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9 ↑ Nr. 879